Guide RH
Cahier des charges SIRH : le guide complet (+ checklist)
Toute la méthode pour rédiger un cahier des charges SIRH clair, exhaustif et comparable — pensé pour les PME et ETI françaises.
Qu'est-ce qu'un cahier des charges SIRH ?
Un cahier des charges SIRH (Système d'Information des Ressources Humaines) est le document de référence qui décrit vos besoins fonctionnels, techniques et organisationnels pour choisir un logiciel RH. Il structure votre projet et sert de base commune pour comparer objectivement les éditeurs.
Un bon cahier des charges permet trois choses : cadrer le projet en interne, obtenir des devis comparables, et sécuriser la mise en œuvre en explicitant les attentes contractuelles.
Pourquoi c'est indispensable
- Aligner les parties prenantes — DRH, DAF, DSI et direction générale partagent la même vision du projet.
- Comparer les éditeurs objectivement — même grille d'analyse, même périmètre, mêmes critères.
- Éviter les mauvaises surprises — un besoin non écrit est un besoin non chiffré.
- Sécuriser le contrat — le cahier des charges devient une annexe contractuelle.
La structure type d'un cahier des charges SIRH
Voici les 8 sections que tout cahier des charges SIRH devrait contenir, quel que soit le périmètre visé (paie, GTA, talent, ATS, LMS, core RH…).
1. Contexte de l'entreprise
Effectif, secteur, convention collective, implantations, existant SI, contraintes réglementaires.
2. Objectifs du projet
Enjeux stratégiques, gains attendus, indicateurs de succès, contraintes calendaires.
3. Périmètre fonctionnel
Modules attendus (paie, GTA, talents, formation, recrutement, onboarding…) et priorisation.
4. Exigences techniques
Mode SaaS ou on-premise, intégrations, API, SSO, hébergement, mobilité.
5. Sécurité et conformité
RGPD, hébergement des données, sauvegardes, réversibilité, certifications attendues.
6. Accompagnement et support
Méthodologie de déploiement, formation, support, SLA, gestion du changement.
7. Planning et budget
Date de mise en production souhaitée, jalons, enveloppe budgétaire cible.
8. Modalités de réponse
Format attendu, éléments à fournir, critères de sélection, calendrier de choix.
Checklist prête à l'emploi
Utilisez cette checklist pour vérifier que votre cahier des charges SIRH couvre l'essentiel avant envoi aux éditeurs.
Contexte et cadrage
- Effectif actuel et projeté à 3 ans documenté
- Convention(s) collective(s) applicable(s) précisée(s)
- Cartographie de l'existant SI RH réalisée
- Sponsor projet et comité de pilotage identifiés
Fonctionnel
- Modules prioritaires vs souhaitables clairement distingués
- Processus RH cibles décrits (paie, congés, entretiens…)
- Volumétries indiquées (bulletins/mois, recrutements/an…)
- Cas d'usage spécifiques listés (multi-sociétés, expatriés…)
Technique et sécurité
- Intégrations attendues listées (paie, compta, SSO, badgeuses…)
- Exigences RGPD et hébergement précisées
- Modalités de reprise de données décrites
- Exigences de réversibilité formulées
Projet
- Date cible de mise en production fixée
- Enveloppe budgétaire (setup + récurrent) précisée
- Critères de choix pondérés
- Format et délai de réponse indiqués aux éditeurs
Les 5 erreurs à éviter
- Copier-coller une trame générique sans l'adapter à votre contexte (taille, secteur, convention).
- Lister toutes les fonctionnalités possibles sans priorisation : cela gonfle les devis inutilement.
- Oublier les processus spécifiques (multi-établissements, expatriés, intermittents, alternants…).
- Négliger la reprise de données et la conduite du changement.
- Ne pas définir de critères de choix pondérés avant de recevoir les réponses.
Et après le cahier des charges ?
Une fois le document rédigé, la difficulté suivante est de cibler les bons éditeurs. Le marché SIRH français compte plus de 100 solutions, avec des positionnements très variés selon la taille, le secteur et les enjeux.
Notre diagnostic gratuit vous fait gagner cette étape : il croise votre contexte avec notre base d'éditeurs référencés et vous suggère les solutions les plus adaptées, sans classement payant.